Dla kierowników i członków ekspedycji

Aby usprawnić załatwianie formalności związanych z działalnością i wyjazdami ekspedycji terenowych Centrum Archeologii Śródziemnomorskiej UW zgromadziliśmy na tej stronie szereg aktualnych dokumentów: formularzy, umów itp., które powinni wypełnić kierownicy i uczestnicy ekspedycji CAŚ UW. Zamieszczamy też kilka formularzy przeznaczonych dla kierowników ekspedycji CAŚ UW, które porządkują obieg dokumentów i przepływ informacji pomiędzy ekspedycją a Biurem CAŚ UW. Każdy dokument jest opatrzony wyjaśnieniami, które stanowią odpowiedzi na często zadawane pytania.

Lista uczestników ekspedycji
Dotyczy kierowników ekspedycji terenowych Centrum Archeologii Śródziemnomorskiej UW

Przystępując do organizacji wyjazdu ekspedycji w teren kierownik ekspedycji ma obowiązek przesłać do Biura CAŚ UW listę uczestników ekspedycji . Pozwoli to z jednej strony na usprawnienie zbierania przez kierownika ekspedycji oraz Biuro CAŚ UW dokumentów koniecznych do załatwienia formalności przedwyjazdowych, z drugiej zaś na zgromadzenie pełnej informacji o składzie ekspedycji do celów sprawozdawczych.

Formularze finansowe
Dotyczy kierowników ekspedycji i stacji Centrum Archeologii Śródziemnomorskiej UW

Preliminarz finansowy: należy wypełnić na etapie planowania ekspedycji i przedstawić Dyrektorowi CAŚ UW.

Wniosek wyjazdowy służący do odbioru środków z kwestury UW.

Formularz budżetu ekspedycji: służy do rozliczenia środków finansowych w CAŚ UW po zakończeniu ekspedycji.

Rachunek kosztów podróży służbowej dla kwestury UW

Formularze RODO
Dotyczy wszystkich uczestników ekspedycji terenowych Centrum Archeologii Śródziemnomorskiej UW

Dane osobowe uczestników projektów są to informacje niezbędne do podejmowania działań przez CAŚ UW w celu organizacji ekspedycji terenowych. Zgody na ich przetwarzanie są także niezbędne w celu realizacji zadań statutowych CAŚ UW, takich jak publikacja i upowszechnianie rezultatów badań, a także w działaniach koniecznych w sytuacjach awaryjnych. Skompletowanie tych dokumentów jest obowiązkiem kierownika ekspedycji.

Podanie danych jest dobrowolne, natomiast bez ich podania nie będzie możliwe przystąpienie przez Biuro CAŚ UW do załatwiania spraw administracyjno-logistycznych związanych z wyjazdem ekspedycji (np. zdobywanie pozwoleń na wykopaliska, awizowanie paszportów, wykup biletów lotniczych). W przypadku uczestniczenia w więcej niż jednym projekcie CAŚ UW wystarczy raz wypełnić formularz.

Dane zbierane przez CAŚ UW będą przetwarzane tylko w celach zaakceptowanych w zamieszczonym tu formularzu i nie będą rozpowszechniane ani udostępniane osobom i instytucjom nieupoważnionym. Informacji związanych z realizacją zaleceń RODO udziela Pełnomocnik Dyrektora CAŚ UW d/s ochrony danych osobowych.

Wypełniony i podpisany formularz (do pobrania poniżej w wersji polsko- lub anglojęzycznej) można przesłać pocztą lub dostarczyć osobiście do Biura CAŚ UW w Warszawie, ul. Nowy Świat 4, pok. 213.

Porozumienie o wolontariacie
Dotyczy uczestników ekspedycji CAŚ UW niebędących pracownikami Uniwersytetu Warszawskiego

Uczestnicy ekspedycji CAŚ UW niezatrudnieni na UW (czyli również studenci i doktoranci), których wyjazd jest choć w części finansowany za pośrednictwem CAŚ UW muszą przed wyjazdem podpisać porozumienie o wolontariacie. Stanowi ono podstawę do rozliczeń finansowych ekspedycji (bilety, diety, strawne, itp). Skompletowanie dokumentów jest obowiązkiem kierownika ekspedycji.

Jeśli porozumienie o wolontariacie zawarte jest na mniej niż 30 dni, wolontariusz objęty jest ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków (z warunkami polisy można się zapoznać przy podpisaniu porozumienia). Ubezpieczenie to nie obowiązuje w ogóle w przypadku porozumień o wolontariacie zawieranych na okres dłuższy niż 30 dni (wynika to z zapisów ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie).

Wniosek o delegowanie pracownika CAŚ
Dotyczy pracowników Centrum Archeologii Śródziemnomorskiej UW wyjeżdżających w ramach obowiązków służbowych, m.in. ekspedycji wykopaliskowych

Wypełniony wniosek o delegację należy przedłożyć przełożonym i Dyrekcji CAŚ UW.

Formularze dotyczące dokumentacji wykopaliskowej
  • Umowa o przeniesienie praw autorskich

Dotyczy uczestników ekspedycji CAŚ UW niebędących pracownikami Uniwersytetu Warszawskiego

Podpisanie porozumienia o przekazaniu na rzecz UW praw autorskich majątkowych do dokumentacji powstałej w projektach prowadzonych przez CAŚ UW jest warunkiem uczestnictwa osób spoza UW w tych projektach.

Czemu to służy?
Przekazanie na rzecz UW praw autorskich majątkowych do dokumentacji jest konieczne z co najmniej dwóch powodów:
– CAŚ UW posiada koncesje na prowadzenie prac badawczych na poszczególnych stanowiskach, w związku z czym musi wywiązywać się wobec swoich partnerów zagranicznych z powierzonych zadań, w tym z pełnego udostępniania dokumentacji z prac odpowiednim władzom miejscowym,
– CAŚ UW musi mieć możliwość swobodnego zarządzania dokumentacją, aby wywiązywać się z obowiązku upubliczniania własnych prac poprzez ich opracowywanie i publikowanie.

Jak ma się przekazanie praw do dokumentacji do prawa do opracowania wyników badań?
Przekazanie praw do dokumentacji jest osobną kwestią niż opracowanie tematów badawczych związanych z pracami ekspedycji CAŚ UW.

Kto musi podpisać umowę?
Umowę musi podpisać każdy uczestnik projektu badawczego, który w trakcie prac na stanowisku wykonuje dokumentację, a który nie pozostaje w stosunku pracy z UW. Umowy nie podpisują pracownicy etatowi UW (dotyczy to też osób z zatrudnieniem w grantach przy UW), ponieważ wyniki ich pracy uzyskane w godzinach pracy z założenia należą do UW. Zatem umowę podpisują:
– wolontariusze,
– studenci studiów licencjackich, magisterskich i doktorskich UW,
– pracownicy innych instytucji – Uwaga: umowę mogą podpisać osoby, które w rodzimej instytucji nie mają w zakresie obowiązków pracy wykonywania dokumentacji w trakcie prac archeologicznych lub konserwatorskich. Jeśli w zakresie ich obowiązków znajduje się taki zapis, niezbędne będzie uzyskanie oświadczenia zwierzchnika danego pracownika, że wykonywanie dokumentacji w trakcie prac dla CAŚ UW nie będzie kolidowało z jego obowiązkami pracowniczymi i prawa do tej dokumentacji mogą zostać trwale przekazane na UW.

Umowę należy zawrzeć przed przystąpieniem do załatwiania formalności związanych z wyjazdem ekspedycji w teren. Dopilnowanie podpisania dokumentów przez członków ekspedycji jest obowiązkiem kierownika ekspedycji .

Dotyczy kierowników ekspedycji i osób opracowujących tematy badawcze związane z materiałem pozyskanym w trakcie ekspedycji CAŚ UW

Osoby, które chcą opracowywać tematy badawcze na podstawie dokumentacji zgromadzonej w zasobach Pracowni Dokumentacji CAŚ UW powinny uzyskać licencję na korzystanie z tej dokumentacji. Gwarantuje im to prawo dostępu do dokumentacji, a także do publikacji opracowania tematu badawczego.

Ubezpieczenie uczestników ekspedycji
Dotyczy wszystkich uczestników ekspedycji terenowych Centrum Archeologii Śródziemnomorskiej UW

Wszyscy uczestnicy ekspedycji CAŚ UW muszą przed wyjazdem przekazać do Biura CAŚ UW kopię polisy ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków. Dotyczy to również osób, które podpisały porozumienie o wolontariacie na mniej niż 30 dni, ale wykupiły dodatkowe ubezpieczenie we własnym zakresie. Skompletowanie tych dokumentów jest obowiązkiem kierownika ekspedycji.

Sprzęt na wykopaliska: wypożyczenia i ubezpieczenia
  • Regulamin udostępniania sprzętu z zasobów CAŚ UW

Dotyczy kierowników ekspedycji CAŚ UW oraz uczestników ekspedycji kompletujących sprzęt do dokumentacji prac terenowych

Centrum Archeologii Śródziemnomorskiej UW dysponuje sprzętem komputerowym, fotograficznym, geodezyjnym i oprogramowaniem przewidzianym do wykorzystywania w ramach badań i projektów naukowych realizowanych na Uniwersytecie Warszawskim na zasadzie krótko- i długoterminowego wypożyczenia. Sprzętem opiekują się pracownicy Pracowni Zaawansowanych Metod Dokumentacji (PZMD CAŚ UW). Wypożyczony z pracowni sprzęt należy ubezpieczyć przez CAŚ UW (patrz poniżej).

Aparatura naukowo-badawcza oraz oprogramowanie są dostępne do pracy przy realizacji projektów badawczych.  Pracownicy PZMD CAŚ UW oferują pomoc w doborze odpowiednich narzędzi do realizacji Państwa planów badawczych, a także podstawowe przeszkolenie z zakresu ich użytkowania. Informacji o dostępnym sprzęcie udziela kierownik PZMD, Piotr Zakrzewski (e-mail: eugeniusz.zakrzewski(at)uw.edu.pl).

Dotyczy kierowników ekspedycji CAŚ UW oraz uczestników ekspedycji wypożyczających sprzęt z CAŚ UW lub użyczających ekspedycji sprzęt prywatny lub też należący do innej instytucji, a przeznaczony do pracy przy dokumentacji wykopaliskowej

Sprzęt wypożyczany z CAŚ UW należy ubezpieczyć przed wyjazdem w teren. Istnieje też możliwość ubezpieczenia prywatnego sprzętu fotograficznego, komputerowego, geodezyjnego itp., zabieranego przez członków ekspedycji do pracy przy dokumentacji wykopaliskowej. O tym, który sprzęt może zostać zgłoszony do ubezpieczenia decyduje kierownik ekspedycji . Ubezpieczeniu podlega sprzęt wart nie mniej niż 1000 PLN.

Kierownik ekspedycji sporządza listę osób i ich sprzętu do ubezpieczenia w danym sezonie (wraz z nazwą ekspedycji i datami trwania wyjazdu) i przekazuje ją do CAŚ UW. Najpóźniej na 2 tygodnie przed wyjazdem właściciele sprzętu muszą wysłać do p. A. Południkiewicz (e-mail: a.poludnikiewicz@uw.edu.pl) szczegółowe informacje na temat ubezpieczanego sprzętu (formularz z wymaganymi danymi można pobrać poniżej). Następnie właściciel sprzętu musi osobiście zgłosić się do siedziby CAŚ UW (pokój 213) w celu podpisania umowy użyczenia, będącej podstawą do objęcia sprzętu ubezpieczeniem przez UW.

Niezwłocznie po powrocie do kraju właściciele sprzętu muszą poświadczyć w CAŚ UW odbiór użyczonego sprzętu (protokół zdawczo-odbiorczy), a uszkodzony sprzęt zgłosić do p. Południkiewicz w ciągu trzech dni po powrocie. Sprzęt ten musi zostać okazany przedstawicielowi ubezpieczyciela. W razie kradzieży konieczne jest potwierdzenie zgłoszenia tego faktu z policji. Ubezpieczyciel nie zwraca kosztów czyszczenia sprzętu i zastrzega sobie prawo do franszyzy redukcyjnej 10% (nie mniej niż 300 PLN).

Logo i informacje o CAŚ UW jako instytucji prowadzącej projekt
Dotyczy kierowników i uczestników ekspedycji CAŚ UW upowszechniających informacje o ekspedycji

We wszystkich materiałach związanych z ekspedycją, zarówno w publikacjach naukowych jak i popularyzatorskich należy podać informację o udziale i roli CAŚ UW w projekcie.  W materiałach graficznych należy zamieszczać logotyp CAŚ UW (można go pobrać stąd).

Kierowanie pojazdami podczas prac ekspedycji
Dotyczy pracowników Uniwersytetu Warszawskiego, którzy podczas prac ekspedycji CAŚ UW będą kierować pojazdami

Zgodnie z zarządzeniem nr 61 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 4 sierpnia 2017 r., pracownicy wykorzystujący samochody służbowe lub prywatne do celów służbowych na Uniwersytecie Warszawskim powinni przejść dodatkowe badania lekarskie. Skierowanie na bezpłatne badania wydaje jednostka, w której dany pracownik jest zatrudniony.